Notion : enquête sur les usagers de l'application "tout-en-un"

Notion est une application de plus en plus populaire et où ses utilisateurs ont l’air de s’investir beaucoup. Pour en savoir plus sur ce qui se cache derrière ces usages, j’ai mené mon enquête sur Notion.

Cette enquête a été réalisée dans le cadre du cours Communication et société de Tiphaine Zetlaoui en troisième année de licence Médias, Culture et Communication à l’Université Catholique de Lille.

Notion, c’est quoi ?

Notion est un logiciel, une application et un outil web qui possède plusieurs fonctions “de prise de notes, de bases de données, des tableaux Kanban, de wikis, de calendriers et de rappels”. On peut le qualifier d’”idéateur”, néologisme renvoie à “une catégorie de logiciels bureautiques qui permettent à l’utilisateur d’organiser des idées hiérarchiquement”. La page d’accueil du site dit ceci : “One workspace. Every team. We’re more than a doc. Or a table. Customize Notion to work the way you do”, ce qui veut dire : “Un espace de travail. Chaque équipe. Nous sommes plus qu’un doc. Ou un tableau. Personnalisez Notion pour travailler comme vous le faites”. Cet outil est aussi une “plate-forme de collaboration”, un “un outil de gestion de fichiers offrant un espace de travail unifié, permettant aux utilisateurs de commenter les projets en cours, de participer à des discussions et de recevoir des commentaires”. Notion est donc un “espace de travail tout-en-un” et est accessible sur un ordinateur (logiciel ou via navigateur web) et sur smartphone/tablette (application ou navigateur web). Les pages que l’on crée dans l’espace Notion peuvent être mises en ligne et permettre la création de sites Internet entiers, pratiques et esthétiques.

Démonstration de Notion

En janvier 2022, Notion a partagé sur ses réseaux sociaux une courte vidéo montrant les possibilités de son outil dans la création et la gestion de projet :

Le choix de Notion pour l’enquête

Le choix d’interroger les utilisateurs de Notion à propos de leur utilisation de ce service vient du fait que je suis moi-même un utilisateur de ce dernier. De plus, j’ai l’impression que Notion est de plus en plus utilisé, que ce soit pour un usage individuel, collaboratif et/ou professionnel (on verra par la suite que c’est effectivement le cas).

Le fait que ce soit un outil tout-en-un change de ce que l’on a pu (selon moi) observer dans les usages des TIC : la multiplication des supports et des applications/logiciels/outils dans tous les domaines pour le travail bureautique. Il me semble donc intéressant de rendre compte des usages effectifs de Notion, des difficultés à prendre en main cet outil qui peut s’avérer complexe, de l’expérience des utilisateurs mais aussi de leur rapport à l’entreprise Notion. En effet, Notion est une entreprise privée, son outil n’est accessible qu’en ligne, n’est pas open-source ; on peut alors se demander s’il est judicieux de confier jusqu’à l’entièreté de ses données à une seule entité. Aussi, il serait intéressant de savoir si cette tendance qui se dessine se transformera en un phénomène pérenne : est-ce que les concurrents de Notion vont se mettre à créer des outils tout-en-un et si Notion restera dans l’imaginaire collectif comme l’entreprise qui a démocratisé cette façon de travailler.

Notion : qu’est-ce que ça change ?

Les problématiques

Les problématiques relatives à l’utilisation de Notion sont plurielles :

Qu’est-ce qui a pu donner envie d’utiliser l’application ?
A-t-il été facile de prendre en main Notion ou au contraire, les fonctionnalités sont trop nombreuses pour êtres testées et utilisées ?
L’usage d’un outil tout-en-un est-il préférable à l’usage de plusieurs outils séparés ?
Les utilisateurs sont-ils à l’aise par rapport à la gestion de leurs données par Notion ?
Faut-il préférer Notion à un autre outil pour la création de site Internet ?

Les hypothèses

Voici nos hypothèses pour chaque problématique :

Le fait de n’avoir qu’un seul outil pour tout faire a pu donner envie d’utiliser l’application
Pour la prise de notes et la création de wiki, l’utilisation est facile, mais lorsqu’on essaie la création de bases de données, d’agendas et de kanbans, c’est plus compliqué.
Si la configuration des espaces dans Notion est bien réalisée et que les habitudes sont prises, cela peut être très efficace d’utiliser Notion, mais beaucoup vont rester à utiliser d’autres outils en parallèle.
Notion ayant subit des pannes et donc des périodes d’indisponibilité début 2021, certains utilisateurs s’alertent sur la gestion des données par Notion.
La création d’un site vitrine peut être pratique, mais les options de configuration du site sont peut-être trop restreintes pour en faire une solution à long terme.

Analyse SWOT

Forces : – Un seul outil pour tout faire – Une accessibilité sur tous les supports – Une certaine flexibilité dans les possibilités – Des intégrations avec d’autres outils (Google Drive, Slack, etc.)	Faiblesses : – L’impossibilité d’utiliser Notion sans connexion Internet – La dépendance à sa disponibilité (cf. pannes de début 2021)
Opportunités : – N’utiliser qu’un seul outil pour tout faire – Un travail collaboratif facilité – La création de site Internet rapide et facile	Menaces : – La difficulté changer ses habitudes pour passer à Notion – La complexité de l’utilisation dans la configuration pour certains usages (bases de données, etc.) – L’enjeu éthique de la dépendance à une seule entreprise – La concurrence, avec l’arrivée de Google et de Microsoft notamment dans le marché des outils de travail tout-en-un

Le contexte général

Evolution de l’objet étudié

Entre septembre 2019 et avril 2020, la société est passée d’un million d’utilisateurs à quatre millions, sa valorisation était alors de 2 milliards de dollars. Une progression très forte puisque Forbes annonçait une valorisation de Notion à 10 milliards de dollars en octobre 2021. Une valorisation qui suit le nombre d’utilisateurs : ce même média relayait le chiffre de 20 millions d’utilisateurs. C’est à cette période que l’entreprise a levé 275 millions de dollars lors d’une nouvelle levée de fonds.

Le huitième rapport annuel Businesses at Work d’Okta (société de gestion des identités et des accès cotée en bourse) publié en 2022 s’intéresse aux “applications que les employés utilisent pour rester productifs dans le monde entier”. Il révèle que la catégorie d’application la plus utilisée est celle de la collaboration, à laquelle appartient Notion. Selon leur enquête, la croissance de Notion aurait été de 240% (par rapport au nombre de clients) sur l’année 2021 : à noter que 70% des applications qui ont eu le plus de croissance cette année sont pour la première fois présentes dans le classement d’Okta. Sur les utilisateurs, Okta annonce une croissance de 663% pour le nombre de nouveaux utilisateurs.

Ce que fait la concurrence

L’objectif de Notion étant de créer un espace de travail tout-en-un, il semble intéressant de le comparer à une suite bureautique/de travail comme il en existe plusieurs.

Google Workspace : un écosystème fort

Google Workspace “est une suite d’outils et de logiciels de productivité de type cloud computing et de groupware destiné aux professionnels, proposée par Google sous la forme d’un abonnement”. Gestion de fichiers, bureautique, agendas, communication interne, formulaires, création de sites, etc. Google Workspace propose beaucoup de fonctionnalités rassemblées au sein d’un écosystème web et les données sont hébergées dans les datacenters de Google.

Un abonnement pour un service de cloud computing web destiné aux entreprises, cela fait plusieurs points communs avec Notion, à la différence que Google Workspace possède davantage de parts de marché. Elles ont été estimées à 19% en 2018.

Par ailleurs, Google a annoncé en mai dernier des changements dans sa suite bureautique comme le rapporte Frandroid :

“L’espace de travail de Google s’améliore pour améliorer la productivité et la collaboration au sein de Google Docs, Google Sheets et les autres outils de la marque. De quoi rattraper son retard sur Notion.”

Microsoft 365 : l’ensemble de Microsoft Office dans le cloud

Microsoft 365 est un “abonnement à la dernière version de Microsoft Office et à un ensemble de services Cloud”. Bureautique, communication interne (mails, visioconférence), gestion de fichiers, Microsoft 365 s’adresse aux entreprises mais aussi aux autres organisations comme les universités : l’Université Catholique de Lille abonne son personnel et ses étudiants à ce service par exemple. Un abonnement qui a du succès : “En novembre 2021, Microsoft 365 compte environ 50 millions d’abonnés”.

Là aussi on retrouve des similitudes avec Notion : Microsoft 365 entend aussi proposer un écosystème de travail par abonnement en fonctionnant par le cloud computing : toutes les données sont hébergées par Microsoft.

Début novembre, “l’éditeur de Windows a dévoilé un nouvel outil qui rejoindra la panoplie Office. L’application Loop a été pensée pour faciliter le travail collaboratif, il s’agit d’une sorte de gestionnaire de tâches mâtiné de messagerie instantanée et de tableau blanc, le tout extrêmement partageur” racontait MacGeneration. Microsoft rapproche donc son offre de Notion avec de nouvelles fonctionnalités et de nouvelles façons de travailler à plusieurs.

Evernote : l’application de prise de notes qui fait davantage

Evernote se présente comme “la meilleure application de prise de notes”. Le slogan présent sur son site est “Souvenez-vous de tout et gérez tous vos projets : vos notes, tâches et plannings sont tous au même endroit”. L’application est accessible sur navigateur et sur une application, disponible sur les ordinateurs et les smartphones.

Si l’application ne faisait que de la prise de notes à ses débuts, elle s’est depuis diversifiée vers une formule comme celle de Notion. En effet en juillet 2021 elle a ajouté la gestion de tâches, d’agendas, ainsi qu’un accueil rassemblant les tâches, les agendas et les notes.

Le point fort de Notion par rapport aux autres applications

Pour Jonathan Lefèvre, expert en expérience client et outils de productivité, les solutions “tout-en-un”, qui veulent “jouer sur tous les tableaux […] finissent souvent pas être médiocres sur chacun d’entre eux”. Mais pour lui, Notion est “une anomalie dans le paysage des outils-qui-font-tout. Car sur toutes les verticales qu’il traite, il arrive très souvent à faire mieux que les outils plus spécialisés”.

Cependant, il existe beaucoup d’application du même genre et qui ont les mêmes fonctions : les connaître toutes et en profondeur (ainsi que suivre leur évolution) est très compliqué. Il n’existe d’ailleurs pas de classement “officiel”, “légitime” à propos des applications “tout-en-un”.

Les pannes de Notion début 2021

Notion a connu deux périodes d’indisponibilité du service début 2021. Concernant celle du 4 janvier, elle aurait été causée par des problèmes avec Amazon Web Services, qui est l’hébergeur des données des utilisateurs de Notion. Le 12 février 2021, une autre panne est survenue, elle a duré plusieurs heures, liée apparemment à des plaintes de hameçonnage.

Ces pannes sont principalement technologiques et ont empêché les utilisateurs d’accéder à leurs données, les empêchant de travailler par exemple, ce qui a pu les immobiliser. Mais des pannes comme celles-ci peuvent survenir (et sont survenues) sur d’autres services web, comme Google Workspace, utilisé dans beaucoup d’entreprises et notamment dans l’industrie.

Le modèle économique de Notion

Notion propose quatre options pour l’utilisation de l’outil, l’une d’entre elles est gratuite, les autres sont payantes :

Nom de l’option	Explication	Prix	Les fonctionnalités incluses
Personal	“Pour organiser chaque recoin de votre vie”	Gratuit	– Pages et blocs illimités – Possibilité de partager son espace avec 5 invités – Synchronisation des données entre les supports – Accès à l’API (bêta)
Personal Pro	“Pour les utilisateurs expérimentés qui veulent faire encore plus”	4$ par mois si paiement à l’année ou 5$ payés chaque mois	– Toutes les fonctionnalités de l’option “Personal” – Téléchargement de fichiers illimité – Invités illimités – Historique de versions jusqu’à 30 jours
Team	“Collaborez avec toute votre équipe en un seul endroit”	8$ par mois par utilisateur si paiement à l’année ou 10$ payés par mois par utilisateur	– Toutes les fonctionnalités de l’option “Personal Pro” – Membres illimités – Espace de travail collaboratif – Permissions de partage – Outils d’administration
Enterprise	“Contrôle et assistance pour gérer votre entreprise”	Aucun prix donné	– Toutes les fonctionnalités de l’option “Team” – SAML SSO – Approvisionnement des utilisateurs (SCIM) – Sécurité et contrôles avancés – Historique de versions illimité – Manager de Notion dédié – Contrat personnalisé

La communication de Notion

Un programme pour les étudiants

Notion propose un programme de financement d’un abonnement Personal Pro pour les étudiants et les enseignants. Cet abonnement est gratuit pour ceux qui possèdent une adresse mail scolaire, aucune carte de crédit n’est nécessaire. Le but pour Notion est de mettre en avant son outil, le faire tester aux étudiants pour faire en sorte qu’ils continuent à l’utiliser même après l’obtention de leur diplôme. L’entreprise ne s’en cache pas :

“Vous pouvez continuer à utiliser votre compte étudiant gratuit tant qu’il est associé à une adresse e-mail universitaire. Vous aurez la possibilité de changer votre adresse e-mail et de passer à un forfait payant après l’obtention de votre diplôme. Nous espérons que vous resterez avec nous 🤞”

Des courtes vidéos de promotion

Pour promouvoir son outil, Notion a réalisé plusieurs vidéos diffusées sur les réseaux sociaux montrant des cas d’usages de son application en contant une petite histoire: la préparation de la naissance de son enfant, un changement de carrière, le démarrage d’un projet d’entreprise, etc. Sur la réalisation, c’est assez fin puisqu’on vit la petite histoire au travers de Notion et ses fonctionnalités.

La création de contenus autour de Notion : une communauté qui vante les mérites de l’application et montre comment elle l’utilise

J’ai appris l’existence de Notion sur YouTube, par des vidéastes qui présentaient l’application pour informer leur communauté et lui montrer les grandes possibilités de Notion. Des vidéos à propos de l’application, il en existe beaucoup : certaines présentent seulement l’application, d’autres présentent des “workspaces”, des “templates” (modèles de pages réplicables dans son propre espace), etc.

Les vidéos à propos de Notion sur YouTube

Sur le “YouTube francophone”, les deux vidéos les plus vues (toutes les deux à plus de 170 000 vues) donnent le ton dès leur titre :

Ces deux vidéos sont assez similaires : elles ont le même nombre de vues, ont été publiées en février 2021 (à deux jours près), par deux vidéastes qui parlent entre autre d’organisation et de productivité ayant plusieurs dizaines de milliers d’abonnées.

Elles ont pour objectif de présenter l’application et ses forces, comment elles peuvent être utile pour gérer vie personnelle et vie professionnelle. Notion est présentée comme étant une application parfaite pour retrouver toutes ses données au même endroit, une solution pour s’organise et être davantage “productif”.

Nous pourrions nous dire que présenter Notion de façon positive peut apporter à ces vidéastes, notamment de façon financière. Mais en fait, il n’y a aucun système d’affiliation et de rétro-commissions en place, ni de liens vers des contenus payants. Il est possible que cela puisse leur apporter sur le long terme (audience, revenus générés, etc.), mais pour l’instant cela n’a pas l’air d’être leur objectif principal.

Comment TikTok s’est emparé de Notion

Si Notion est pensé et utilisé par des entreprises travaillant de façon collaborative sur un support numérique, l’application est devenue virale depuis un peu plus d’un an sur le réseau social TikTok. comme The Verge le rapportait début janvier 2021, “Notion a absolument explosé sur TikTok”. Ce site média a plusieurs explications concernant cette “mode” pouvant paraître étrange :

La journaliste Makena Kelly compare cela à l’esthétique du “studyblr” de Tumblr : “Comme Tumblr, Notion est une ardoise vierge, offrant aux utilisateurs de nombreux modèles différents à créer et à personnaliser en fonction de leurs besoins (et de leur esthétique)”.
La pandémie et les mesures de confinement pourraient “jouer un rôle important dans la raison pour laquelle Notion a décollé avec les jeunes”, la journaliste raconte “qu’il est difficile de garder votre vie et vos devoirs en ordre lorsque votre seule salle de classe est votre table de salle à manger”.
Notion serait “amusant” à utiliser : “Peut-être qu’à mesure que de plus en plus de nos vies professionnelles fusionnent avec nos vies personnelles, les logiciels d’entreprise comme Notion pourraient devenir un peu plus amusants”.

TikTok affiché en exemple :

@cu.rtas
i like to think i have it together #university #notion #study #fyp
♬ الصوت الأصلي – Mariam🦋

Le succès de l’application sur TikTok est très grand, on peut s’en apercevoir notamment en regardant les chiffres des hashtags qui sont liés à Notion :

#notion (on y trouve quelques vidéos ne parlant pas de l’application) : 369 millions de vues
#notiontemplate : 740 millions de vues
#notionapp : 479 millions de vues
#notiontok : 377 millions de vues
#notiontutorial : 202 milliards de vues

Les vidéos qu’on y trouve sont incarnées par des utilisateurs de l’applications qui se filment en train de travailler avec l’application, ou qui montrent leur organisation créée avec Notion. Certains présentent d’ailleurs des astuces pour “mieux” utiliser Notion : le hashtag #notiontutorial montre que ces vidéos sont très populaires sur TikTok.

Ce que disent les utilisateurs de Notion sur l’application et leur usage

Afin de comprendre avec précision comment est utilisée l’application “tout-en-un”, nous avons interrogé plusieurs utilisateurs aux profils et aux usages différents lors de trois entretiens (leurs profils ont été anonymisés pour la publication de cette enquête).

Ces trois personnes ont un usage à la fois professionnel et à la fois personnel de Notion.

Ce qu’on apprend avec les entretiens

Ce qui a convaincu et marqué les interrogés

Parmi les éléments qui revenaient le plus souvent sur les principaux arguments de Notion par rapport à d’autres outils, c’est le fait qu’on puisse créer et gérer facilement des bases de données. Le système de “vues” permet d’avoir des regards différents sur des mêmes informations. Cette utilisation a été facilitée par une ergonomie simple et bien intégrée : malgré les nombreux paramètres et options, les utilisateurs ne se sont pas spécialement perdus.

Aussi, l’autre grande force de Notion citée est le système de création d’éléments : chaque “bloc” peut être transformé pour donner autre chose. Par ailleurs, le système de création de pages et de sous-pages est revenu plusieurs fois.

Les usages de l’application

Les utilités trouvées à l’application sont différentes selon les personnes et les profils. Parmi les personnes interrogées, on retrouve surtout de la gestion administrative, des supports de cours, de la gestion de tâches (modèle Kanban), de la prise de notes et la création de listes (livres lus, liste de courses, etc.).

Ces usages trouvent leur place aussi bien dans un usage personnel que dans un usage professionnel : toutes les personnes interrogées utilisent Notion dans ces deux cas.

Notion en mobilité

Concernant l’absence d’un mode hors-ligne, certains ne s’en plaignent pas puisqu’ils on un accès constant à Internet, que ce soit là où ils travaillent, ou via leur smartphone en créant un partage de connexion grâce à leur forfait mobile. Mais pour d’autres, cela serait une amélioration à apporter, notamment en mobilité (lieux nouveaux, train, etc.).

Nous avons également abordé avec eux la question de la synchronisation des données entre tous les appareils, utilisés par tous les interrogés. Mais lorsque la question de l’utilisation de Notion sur un smartphone a été abordée, plusieurs ont fait la remarque qu’ils n’utilisaient pas l’application mobile, sauf pour consulter des données. En fait pour eux, Notion c’est avant tout du texte et taper du texte cela se fait sur un ordinateur, avec un clavier. En plus de cela, l’application serait moins rapide que d’autres solutions pour prendre des notes : on nous a parlé d’Evernote par exemple. Pour palier à ça, l’une des personnes interrogée a créé un “widget” sur l’écran d’accueil de son téléphone renvoyant à une page en particulier sur Notion.

Les intégrations et l’utilisation de l’API sont elles utiles ?

Certains utilisent les intégrations et l’API pour réaliser des actions automatisées, mais c’est surtout de l’ordre de l’expérimentation, l’usage n’est pas ancré. L’une des personnes interrogée utilise beaucoup l’API pour créer des choses qui ne sont normalement pas possibles ; il en a un usage très ciblé selon lui et pas forcément fait pour le grand public. Elle voudrait d’ailleur des automatisations internes : par exemple quand on coche une case à un endroit que cela déclenche une action ailleurs.

C’est possible mais pour cela il faut passer par des services d’automatisations externes comme par exemple Make, Zappier ou encore Automate.io (qui appartient à Notion).

Sur la protection et la gestion des données

Par rapport à la protection des données privées mises en ligne par les personnes interrogées, elles se disent globalement à l’aise même si elles ne connaissent pas précisément comment Notion les gère. Mais elles ne mettent pas des informations trop privées (clauses de confidentialité, dossiers d’élèves) pour éviter les problèmes en cas de fuite mais pour le reste, l’idée d’utiliser un outil centralisé est intéressante. Sur les pannes et les périodes d’indisponibilité, en fait la balance entre l’utilisation au quotidien de Notion et des périodes de quelques heures voire quelques jours fait qu’elles préfèrent utiliser l’application.

Concernant les fonctions d’export, les interrogés n’en sont pas convaincus : les formats ne sont pas très bons et surtout il n’y a aucun moyen de réintégrer les données dans un autre outil, un autre logiciel. L’un d’entre eux considère que ce serait bien de le faire de temps en temps.

Le choix d’un “plan”

Sur le choix du “plan”, de l’option, du tarif de Notion, les interrogés sont satisfaits des prix proposés (sauf pour le “Enterprise”), et ont surtout recours à la version gratuite (”Personnal”) ou à la version “Personal Pro”. Cette dernière permet d’enlever la limite de blocs et la limite de taille de fichiers mis en ligne ; c’est le plus utile relevé par les interrogés.

Une communauté autour de Notion

Ce qui a notamment été relevé par plusieurs des interrogés est l’existence d’une réelle communauté autour de l’application. Cette dernière est faite de membres qui partagent des “templates” : des modèles de page que l’on peut intégrer et utiliser dans son propre espace sur Notion. Ces templates peuvent parfois être assez complexes et poussés techniquement pour être vendus : l’un des interrogés s’intéresse à cette facette là et voudrait lancer un “business” autour de ça.

Par ailleurs, un autre des interrogés est même formateur sur Notion : il vend des contenus de formation autour du logiciel ainsi que diverses ressources : tutoriels, templates. Il est d’ailleurs “ambassadeur” du produit : en échange d’un accès anticipé aux mises à jour et la possibilité de discuter avec les équipes de l’entreprises, il fait régulièrement la promotion de l’application dans les vidéos YouTube qu’il publie.

Les limites de ces entretiens

Ces entretiens trouvent aussi leurs limites dans la compréhension des utilisateurs de Notion. Seulement trois personnes ont été interrogées durant des entretiens d’une vingtaine de minutes. Ils ne sont pas du tout représentatifs de l’ensemble des utilisateurs de l’application (ils habitent en Europe de l’Ouest, sont dans la vie active, leurs usages ne reflètent pas l’ensemble des usages, etc.).

De plus, les entretiens ont été réalisés à distance par appel audio : la communication non-verbale n’a pas pu être constatée ni analysée.

Les pistes d’amélioration de Notion

La courbe de poids des fonctionnalités : il faut faire attention à ce que Notion souhaite rajouter

Si les chiffres montrent que Notion se porte bien tant au niveau de ses finances qu’au niveau de sa popularité, il faut que l’entreprise fasse très attention aux fonctionnalités qu’elle rajoute. Il faut évidemment qu’elle soit en adéquation avec les précédentes, qu’elles soient utiles et efficaces tout en étant assez faciles à prendre en main pour être utilisées. La Notion de “courbe de poids des fonctionnalités” peut aider à comprendre l’équilibre à trouver.

L’institutrice de programmation américaine Kathy Sierra écrivait sur son blog Creating passionate users un article nommé Featureritis vs Happy User Peak dans lequel elle avançait le concept de “Featuritis Curve”, pouvant être traduit comme “Courbe de poids des fonctionnalités” (selon le Wiki Agile du CESI). Pour elle, un objet, pour être utilisé et apprécié, doit se concentrer sur “la facilité d’utilisation”, quitte à en restreindre ses fonctionnalités. Elle note :

Donnez aux utilisateurs ce qu’ils veulent réellement, pas de qu’ils disent vouloir.”

Elle y réalise une courbe qui met en relation le nombre de fonctionnalités et le “bonheur de l’usager”. Pour elle, l’objet doit se situer dans un équilibre entre facilité d’utilisation et nombre de fonctionnalités. Si l’objet est trop facile à utiliser, les utilisateurs pourraient se sentir frustrés de ne pas pouvoir faire plus. A l’inverse, s’il y a trop de fonctionnalités, les utilisateurs n’arriveront pas à maîtriser l’objet, faute de connaissances techniques.

Un mode hors-ligne

Bien que beaucoup d’utilisateurs de l’application possèdent très probablement une connexion Internet la plupart du temps, ce n’est pas tout le temps le cas. Le sujet d’un mode “hors-ligne”, qui rendrait accessible l’application sans connexion Internet a été abordé dans les entretiens et a été demandé par plusieurs interrogés.

L’absence de connexion Internet, cela peut arriver en déplacement : dans un endroit où l’on vient d’arriver ou dans les transports (bus, train, etc.). Pouvoir continuer les modifications sans serait utile.

Une meilleure fonction d’export

Actuellement, Notion permet d’exporter toutes les données contenues dans un espace de travail afin de les enregistrer sur son ordinateur. Les formats d’export sont les suivants : PDF (nécessite un abonnement payant), HTML (adapté aux navigateurs web) et Markdown/CSV (adapté aux bases de données). Les interrogés ont pointé du doigt le fait que cette fonction ne soit pas assez poussée aujourd’hui.

L’export de ses données est un enjeu important pour les utilisateurs, il en va de leur indépendance vis-à-vis de Notion. Pouvoir sauvegarder ses données, c’est pouvoir prévenir la fermeture de son compte et/ou celle de Notion, ou tout autre bug qui pourrait survenir. C’est aussi la possibilité de migrer librement sur un autre logiciel qui permettrait l’importation de ces données.

Même si cela peut paraître contre-productif pour Notion, nous pouvons penser qu’en réalité cela peut attirer de nouveaux utilisateurs. En effet, il est difficile d’investir et de s’investir dans un outil qui pourrait nous laisser tomber du jour au lendemain sans aucun recours.

Conclusion

La synthèse

Notion est une application qui permet de faire beaucoup de choses : nous l’avons vu, les usages sont grands. Dans un contexte où les vies, autant personnelles que professionnelles se numérisent et où l’information est tellement nombreuse qu’il est compliquée de l’organiser, Notion apparaît comme une solution “miracle”. Sur plusieurs aspects, Notion se démarque de la concurrence, avec une formule qui permet beaucoup d’usages, une communauté grandissante et une bonne situation financière.

Les usagers interrogés sont globalement satisfaits de Notion et l’utilisent de plus en plus au quotidien. Ils ont certes en tête des améliorations et innovations qu’ils aimeraient voir arriver, mais rien d’essentiel. Ce qui les a convaincus de l’utiliser est effectivement la centralisation de toutes leurs données (fichiers, notes, etc.), mais aussi la création et la gestion facilité de bases de données (avec les différentes vues).

Étonnement, ils n’ont pas été déroutés par ces bases de données, mais certains avaient tout de même une appétence particulière pour cela. Une autre hypothèse formulée au début de l’étude était le fait qu’il puisse être très efficace d’utiliser Notion, mais que beaucoup vont garder d’autres outils en parallèle. C’est ce qu’on peut observer dans les entretiens, soit pour des raisons d’usages différents, mais aussi parce que l’entourage des interrogés n’utilise pas Notion ; cela les force à garder d’autres solutions plus classiques (la suite Office par exemple).

Sur la gestion des données, nous pensions que les pannes pouvaient alerter les utilisateurs, mais dans le panel des personnes avec qui nous avons eu des entretiens, ce n’est pas vraiment ressorti.

Réflexivité : le rapport que nous entretenons avec l’objet étudié

Mon rapport à Notion est qu’en fait j’en suis un utilisateur quotidien depuis plusieurs mois. Je l’utilise dans le cadre académique : l’application me sert pour la prise de notes et les divers travaux que je suis amené à faire (dont celui-ci). Notion me sert également dans d’autres aspects de ma vie (professionnelle, personnelle) : j’y agrège automatiquement les contenus que je trouve intéressants (livres, films, documentaires, podcasts, articles de presse, vidéos YouTube), j’y note beaucoup de choses et de plus en plus.

C’est une application qui prend de plus en plus de place dans ma vie et d’enquêter plus en profondeur dessus était assez naturel. Certes, il est plus compliqué de prendre du recul sur un sujet auquel on est proche, mais cela m’a permis de comprendre davantage les ressorts de l’application et de prendre du recul sur mon utilisation de Notion.

Les difficultés rencontrées

La recherche scientifique sur Notion

Notion étant un logiciel encore récent et relativement confidentiel, il est difficile de trouver des éléments de recherche scientifique s’intéressant directement à l’application de prise de notes. Mais les interrogations sur les usages, les systèmes numériques de gestion de connaissance ou encore sur l’expérience utilisateur permettent de comprendre les possibilités de Notion ainsi que les raisons de son succès.

Par ailleurs, le nom même de l’application rend plus difficile la recherche numérique de ressources scientifique dessus : le terme “notion” est utilisé en anglais et en français pour désigner une connaissance.

Auto-critique

Mener des entretiens individuels et semi-directifs est indispensable pour comprendre en profondeur les besoins et usages des utilisateurs de Notion, mais il aurait été intéressant d’aller plus loin, évidemment en interrogeant un plus large panel et en tentant d’avoir une certaine représentativité des utilisateurs.

Aussi, il aurait pu être intéressant de mettre en place un questionnaire afin d’avoir des réponses plus nombreuses afin de faire ressortir des points intéressants sur l’utilisation de l’application. Cela aussi dans le but d’avoir une représentativité meilleure.

Les limites de l’étude

En réalisant cette enquête, la double utilisation de Notion pour des activités personnelles et professionnelles n’était pas dans les problématiques ou hypothèses, mais est apparue. Cela pose la question de la séparation entre vie personnelle et vie professionnelle : est-ce sain de mettre des deux aspects là d’une vie au même endroit, de pouvoir passer de l’un à l’autre en un clic ? C’est quelque chose qui pourrait à l’avenir être étudié plus en profondeur.

Il aurait également été intéressant de se pencher davantage sur les utilisateurs qui créent des contenus autour de Notion : que ce soit sur YouTube ou sur TikTok, beaucoup se montrent en train de travailler en utilisant l’application. Il est probable que ça aille avec la tendance du “study with me”, qui consiste à se filmer en train de travailler. Mais la question de l’esthétique qui y est liée serait aussi très intéressante, c’est un point qui a été soulevé par l’article de The Verge mentionné plus tôt.

Enfin, nous aurions pu nous intéresser aux communautés qui se développent autour de Notion, notamment la communauté francophone réunie sous le nom de “Notion en français”, qui réunit les utilisateurs autour d’un groupe Facebook, d’un serveur Discord, de templates, ressources, formations et de réseaux sociaux.

Bibliographie

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« La courbe de poids des fonctionnalités — Wiki Agile du @GroupeCESI ». Consulté le 7 mars 2022. https://wikiagile.cesi.fr/index.php?title=La_courbe_de_poids_des_fonctionnalités.

Evernote. « La meilleure application de prise de notes – Organisez vos notes avec Evernote ». Consulté le 7 mars 2022. https://evernote.com/intl/fr.

« Microsoft 365 ». In Wikipédia, 6 janvier 2022. https://fr.wikipedia.org/w/index.php?title=Microsoft_365&oldid=189624314.

Notion. « Notion – One Workspace. Every Team. » Consulté le 7 mars 2022. https://www.notion.so/product.

Notion. « Notion for Education ». Consulté le 7 mars 2022. https://www.notion.so/product/notion-for-education.

« Notion (logiciel) ». In Wikipédia, 31 janvier 2022. https://fr.wikipedia.org/w/index.php?title=Notion_(logiciel)&oldid=190412806.

« Notion • L’outil de productivité ultime pour s’organiser ». Consulté le 7 mars 2022. https://jonathanlefevre.com/outils/notion/.

Notion. « Notion Pricing Plans ». Consulté le 7 mars 2022. https://www.notion.so/pricing.

evernote.com | Blog. « Nouvelles fonctionnalités et options d’abonnement, un avenir ambitieux se dessine pour Evernote », 21 juillet 2021. https://evernote.com/blog/fr/new-features-new-plans-bold-future/.

« Okta Businesses at Work 2022 | Technology Industry Trend Report ». Consulté le 8 mars 2022. https://www.okta.com/businesses-at-work/.

Shubham SHARMA. L’outil de productivité le plus puissant : Notion, 2021. https://www.youtube.com/watch?v=_HGQKRv-wQI.

Annexe

Grille d’entretien

Thème	Questions	Relances possibles
La personne interrogée	– Prénom, nom – Sexe/identité de genre – Âge – Ville – CSP – Dans quel cadre utilisez-vous Notion ?	– Usage individuel/collectif ? – Usage personnel/professionnel/collectif ?
Les débuts sur Notion	– Comment avez-vous découvert Notion ? – Qu’est-ce qui vous a donné envie d’utiliser Notion ? – Quel usage prévoyiez-vous à -Notion dans votre vie ? – Depuis quand utilisez-vous cet outil ? – Qu’est-ce qui vous a marqué lorsque vous avez commencé à utiliser l’application ? – La prise en main de l’application a-t-elle été facile au début ?	– Qu’est-ce qui vous a convaincu d’utiliser Notion ?
L’usage actuel de Notion	– A quelle fréquence utilisez-vous Notion ? – Utilisez-vous Notion sur plusieurs appareils ? – Pour votre travail/projet, n’utilisez-vous que Notion ou avez-vous recours à d’autres outils informatiques ? – Quels sont selon vous les points forts de Notion ? – Quels sont selon vous les points faibles de Notion ? – Quels sont vos objectifs actuels par rapport à l’utilisation de Notion ?	– Qu’est-ce qui vous manque sur l’application, qu’aimeriez-vous y voir apparaître ? – Utilisez-vous le système de base de données ? – Avez-vous recours à des intégrations via d’autres outils (utilisation de l’API, Google Drive, Slack, etc.) ? – Auriez-vous besoin d’un mode hors-ligne ?
La gestion et la protection des données	– Êtes-vous à l’aise avec la façon dont Notion gère et protège vos données ? – Est-ce que cela peut vous déranger d’avoir toutes vos données au même endroit ? – Avez-vous peur des périodes d’indisponibilité et des pannes que peut rencontrer l’application ?	– Réalisez-vous régulièrement des sauvegardes de vos données contenues dans Notion ?
Le travail collaboratif sur Notion	– Utilisez-vous Notion de façon collaborative ? – Quelle option utilisez-vous (Personal, Personal Pro, Team, Enterprise) ? – Utilisez-vous les fonctionnalités de Notion de collaboration (commentaires, etc.) ?	– Pourquoi et comment avez-vous choisi cette option ?