Une entreprise est composée de différents secteurs, avec des professionnels qui remplissent des rôles différents, mais qui sont tous également importants. Leur point commun est l’utilisation de documents numériques.Selon les chiffres d’une enquête réalisée en 2024, environ 72 % des entreprises utilisent un « mélange » de fichiers numériques et de documents papier, une partie d’entre elles n’utilisant que des fichiers numériques. Cette information nous montre que le papier est en train d’être mis de côté et que nous devons savoir comment traiter le numérique.
Ce « traitement » implique naturellement des ressources aussi numériques. Un exemple est celui des éditeurs PDF, qui existent à la fois sous forme d’applications et de logiciels et sous forme de plateformes en ligne. Dans les deux cas, nous avons des produits qui offrent des avantages, améliorant le quotidien des professionnels.
Dans cet article, nous examinerons les différences entre les éditeurs en ligne et les éditeurs hors ligne. Ensuite, nous allons voir pourquoi les différents secteurs d’une organisation ont intérêt à utiliser cette ressource pour modifier des documents importants au quotidien.
Quelle est la différence entre un éditeur en ligne et un éditeur hors ligne ?
Avant d’examiner les avantages d’un éditeur PDF en ligne pour une entreprise, il convient d’expliquer les différences pratiques entre les différentes versions de cette ressource, dépendantes ou non de l’internet. Les alternatives hors ligne comprennent les logiciels et les applications.
De l’autre côté, un exemple d’éditeur en ligne est Smallpdf, une solution PDF pour les entreprises, qui peut être utilisée en ligne, à partir d’un navigateur web. Il n’est donc plus nécessaire de télécharger et d’installer des logiciels sur votre appareil, quel qu’il soit.
Les deux solutions présentent des aspects plus ou moins pratiques, raison pour laquelle il vaut la peine de réfléchir. Quelle que soit votre décision, il est intéressant de considérer le côté pratique d’une ressource accessible de n’importe où, permettant des modifications rapides.
4 secteurs qui bénéficient d’un éditeur PDF en ligne !
En pratique, tous les secteurs d’une entreprise peuvent bénéficier d’un éditeur PDF en ligne, compte tenu de son rôle de transformateur de fichiers numériques. Dans la liste ci-dessous, nous avons identifié les quatre secteurs qui bénéficient le plus de la pratique : les RH, le marketing, l’informatique et, bien sûr, la finance.
1. Ressources Humaines (RH)
Les RH peuvent bénéficier d’un éditeur en ligne de nombreuses façons, la première étant l’élimination de la nécessité de télécharger et d’installer des logiciels, ce qui peut ralentir l’accomplissement des tâches du secteur. Étant donné que nous recevons des CV dans de multiples formats, le traitement des PDF est un processus quotidien.
En ce qui concerne l’utilisation des éditeurs PDF eux-mêmes, on peut aussi mentionner la compression des documents fournis par les candidats et autres professionnels à des fins d’archivage, ce qui leur permet d’être sauvegardés dans le cloud et d’occuper moins d’espace. Face à de multiples situations, ces outils font toute la différence.
2. Marketing
Les éditeurs PDF sont encore plus pertinents pour le secteur du marketing. Outre les avantages d’un éditeur exclusivement en ligne mentionnés précédemment, citons les professionnels qui traitent le plus de fichiers numériques, ce qui entraîne forcément la nécessité de convertir divers documents.
Présentations PowerPoint de campagnes, briefings créés dans Microsoft Word, images éditées dans Photoshop… Tous ces fichiers peuvent être convertis en PDF. L’inverse est également vrai, ce qui permet une plus grande flexibilité dans l’utilisation des médias pour les messages.
3. Technologies de l’Information (TI)
A côté de cela, il y a aussi des utilisations plus simples, comme la réception et l’envoi de fichiers importants pour le fonctionnement quotidien de l’entreprise. Bien que les professionnels des TI sachent comment convertir des fichiers de différentes manières, ils privilégient les solutions simples qui permettent de gagner du temps sans sacrifier la qualité.
4. Finance
Du point de vue des fichiers numériques, le secteur financier d’une entreprise se caractérise généralement par le traitement de feuilles de calcul, qui remplissent parfaitement leur rôle, mais dont le format n’est plus utile lorsque l’on parle de partage. Certains utilisateurs ne sont pas en mesure d’ouvrir les feuilles de calcul qui sont envoyées.
Un convertisseur permet de transformer immédiatement ces documents, afin de les envoyer plus facilement et sans problème de compatibilité, sans parler de l’envoi de rapports et de présentations, de l’élaboration de projets, etc. Tout devient plus simple !
Et ce ne sont que quelques exemples : si on le voulait, on pourrait étendre les avantages des éditeurs PDF en ligne aux espaces administratifs, commerciaux et même juridiques. Au final, on constate l’importance des documents en ligne pour la routine d’une entreprise qui cherche à se développer.