Aussi appelée bulletin de paie, la fiche de paie représente un justificatif de paiement que doit fournir à ses travailleurs, tout employeur. Très complexe, la gestion de la paie dans une entreprise est indispensable et nécessite, de ce fait, une grande attention. Si les structures ont longtemps été obligées d’adopter le processus de gestion de paie classique qui se trouve être assez contraignant, la loi du 12 mai 2009 leur offre la possibilité de simplifier cette gestion en optant pour une dématérialisation de la fiche de paie.
Très pratique et surtout économique, cette solution en ligne facilite l’élaboration de ce document légalement crucial. On vous dit tout sur la fiche de paie en ligne, l’intérêt d’en faire usage et les parties pour qui cette solution présente des avantages.
Quelles sont les particularités du bulletin de paie en ligne ?
Quels que soient la taille de votre société ou son secteur d’activité, la délivrance d’un bulletin de paie est exigée par la loi dès lors que vous employez des travailleurs. De manière traditionnelle, le document s’élabore sur un support papier. Cependant, au vu des contraintes auxquelles font face les structures, une loi a vu le jour en 2009 et offre désormais la possibilité à tout établissement qui le souhaite, de proposer des fiches de paie en version numérique à ses salariés. D’un point de vue légal, la version numérique du document dispose de la même valeur juridique que celle conçue sur support papier.
La mise en place de cette solution en ligne est assez simple. Si vous souhaitez l’adopter, il vous faudra recourir à un service pour générer des fiches de paie en ligne depuis une plateforme dédiée. Plusieurs choix s’offrent aux entreprises à ce niveau. En effet, vous pouvez opter pour un logiciel conçu à cet effet et en faire usage en interne. Dans ce cas de figure, votre service RH devra maîtriser le programme afin de créer facilement des bulletins de paie en ligne.
Les structures qui le souhaitent ont aussi la possibilité d’externaliser cette fonction en s’adressant à un gestionnaire de paie. Enfin, il existe également des plateformes offrant cette possibilité. Pour gagner en efficacité et être plus autonome, il est fortement recommandé de disposer d’un programme en interne pour la dématérialisation de la gestion de la paie. Une fois réalisé, le document peut être envoyé aux salariés à travers leur boîte mail.
Il convient de préciser que la dématérialisation de la fiche de paie, bien qu’elle soit très avantageuse pour les entreprises, n’est pas une obligation pour celles-ci. En effet, il s’agit d’une solution optionnelle. Si vous faites le choix de la mettre en place, vous devez en informer vos collaborateurs. Gardez à l’esprit que vous n’êtes pas tenu d’avoir leur accord avant de délivrer des fiches de paie en ligne. Toutefois, si un employé s’y oppose, vous devrez lui établir une fiche de paie sur support papier.
Qui bénéficie des avantages de la dématérialisation de la fiche de paie ?
La mise en place de la dématérialisation de la fiche de paie peut être avantageuse aussi bien pour l’employeur que pour l’employé.
L’employeur
Tout d’abord, on note un avantage financier important. D’un point de vue financier, les entreprises ont tout intérêt à instaurer l’élaboration des fiches de paie en ligne. En effet, la création d’un document papier implique une série de tâches pouvant s’avérer coûteuses. Il s’agit entre autres de l’impression des bulletins, des photocopies visant à conserver un double des documents, l’achat d’enveloppes et de timbres servant à mettre sous plis les fiches avant qu’elles soient transmises à chaque employé, etc.
La création d’un bulletin électronique vous évite toute dépense liée aux consommables tels que l’encre, les enveloppes ou le papier. Selon les statistiques, l’économie que permettent de réaliser les bulletins de paie en ligne est estimée à 32 centimes d’euros par bulletin. De plus, on note une réduction du coût d’archivage et un gain d’espace de stockage au sein des locaux.
La dématérialisation de la paie s’accompagne d’un gain de temps conséquent. En effet, chaque fin de mois, la réalisation de ce document requiert beaucoup de temps et surtout de concentration. C’est une tâche chronographe que vous avez la possibilité d’éviter désormais en optant pour le e-bulletin. Ainsi, le personnel RH pourra consacrer davantage de temps à d’autres projets comme la gestion du personnel et l’embauche.
De plus, c’est une solution sûre et pratique. Étant disponible en ligne, le document est accessible à tout moment. Le comptable, le service RH et l’employé peuvent consulter la fiche de paie sans difficulté en cas de besoin. L’accès à l’information est ainsi facilité. Le programme servant à créer le document en ligne étant fiable, cela vous évite des erreurs. Étant conforme aux normes en vigueur, son utilisation peut se faire en toute quiétude.
Pour finir, la suppression de l’usage de papier dans le processus d’élaboration de la fiche de paie présente aussi un avantage d’ordre écologique. Si vous êtes une entreprise qui adopte la politique écoresponsable, dématérialiser vos fiches de paie représente pour vous l’option par excellence.
Le salarié
Comme vous le savez certainement, les employés derniers se doivent de conserver l’ensemble de leurs fiches de paie tout au long de leur carrière. Ces documents sont en effet utiles lors d’éventuels calculs des indemnités d’assurance chômage ou de ceux des droits à la retraite. La conservation d’un bulletin en version papier qui se fait généralement à domicile présente beaucoup de risques. Des incidents comme une inondation ou un incendie sont autant de risques pouvant entraîner la destruction de ces documents importants.
Grâce à la dématérialisation des bulletins de paie, les salariés ont la garantie de disposer de ces documents à vie (ou presque). Les documents peuvent être conservés en toute sécurité durant des années grâce au logiciel. Ainsi, tout comme l’employeur, le salarié peut les consulter à tout moment. Enfin, contrairement à la fiche de paie fournie en version papier, le salarié n’est pas obligé de faire une demande pour recevoir le document. Ce dernier est systématiquement disponible.
La réglementation concernant la fiche de paie dématérialisée
Comme nous l’avions évoqué précédemment, les conditions pour délivrer un bulletin de paie en ligne à un salarié sont devenues plus souples au fil du temps (à partir de 2016). En effet, avant cette date, chaque travailleur devait être avisé avant qu’une fiche électronique lui soit établie. Depuis 2016, les règles ont quelque peu changé et l’accord des travailleurs est présumé. Cela dit, lorsqu’un salarié choisit de recevoir son bulletin de paie en version papier, l’entreprise est obligée de respecter sa volonté. De façon concrète, retenez que, tant qu’un salarié n’exprime pas clairement un refus vis-à-vis de ce système, il est supposé l’avoir accepté.
Le délai de délivrance
Bien que les entreprises bénéficient d’une grande souplesse en ce qui concerne la dématérialisation des bulletins de paie, un délai de délivrance est impérativement à respecter. En effet, le document numérique doit être délivré à la date du versement des salaires. Si chaque structure est libre dans le choix de cette date, deux conditions principalement sont à respecter.
La première est que la date de délivrance de la fiche ne doit pas varier d’un mois à un autre. De même, il est obligatoire que la fiche soit délivrée aux salariés chaque fin de mois. Il existe toutefois quelques exceptions. Dans le cas d’une rupture de contrat par exemple, la délivrance du bulletin numérique se fera en même temps que le paiement du dernier salaire.
La valeur juridique du document
Le bulletin en ligne est juridiquement autant valable que celui délivré en version papier. Cependant, pour que le document soit pris en compte et considéré au même titre que la fiche classique, il est nécessaire que les mentions obligatoires, généralement présentes sur cette dernière soient aussi ajoutées à la version numérique. Il s’agit entre autres des informations concernant l’employé et l’employeur, les charges sociales, la convention collective, l’adresse du siège social, etc. Chacune des composantes de la rémunération doit aussi y figurer.
La durée de conservation
Des règles de confidentialité et de sécurité des données des salariés doivent impérativement être observées si vous optez pour la dématérialisation de la fiche de paie. En effet, il est indispensable que la sécurité des informations personnelles des travailleurs soit garantie. C’est pourquoi il est recommandé de veiller au choix du logiciel approprié. Pour ce qui est de la durée de conservation, il existe deux possibilités. Vous pouvez conserver ces documents pendant 50 ans ou alors jusqu’à ce que l’employé ait 75 ans. L’espace sur lequel doivent être conservées les fiches de paie doit être sécurisé et associé au compte personnel d’activité (CPA) du salarié.
Enfin, en cas de cessation d’activité et de fermeture de l’entreprise, il est indispensable que les salariés soient avertis au moins trois mois à l’avance. Ces derniers pourront profiter de ce délai pour télécharger l’ensemble de leurs fiches de paie. Le non-respect de la réglementation en vigueur vous expose à des sanctions. Vous devrez payer pour chaque bulletin de paie non remis une amende de 450 euros.